Sistem Kearsipan Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah (EKN-168)

BAB I 

PENDAHULUAN 

A. LATAR BELAKANG 

Di era sekarang ini kearsipan sangatlah penting. Sejalan dengan adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi didukung pula dengan adanya kemajuan di bidang informasi. Maka semakin banyak dokumen- dokumen, berkas ataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi. Oleh karena itu lembaga baik pemerintah maupun swasta masing-masing memiliki cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolong-golongkan menjadi beberapa kelompok. 

Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi. Untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. 

Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang metodenya dapat membantu pimpinan baik lembaga pemerintah maupun swasta guna kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan ataupun tugas yang berkaitan dengan kedinasan. Karena pada dasarnya arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. (The Liang Gie, 1990: 12) Dalam menjalankan tugas, seorang pimpinan memerlukan arsip sebagai penunjang kelancaran tugas pokok terutama didalam pengelolaan surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. 

Karena arsip adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan- keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk memperlancar dalam pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem. 

Sistem adalah serangkaian dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan dengan tujuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu arsip. (Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3) 

Dengan demikian sistem kearsipan adalah sistem penerbitan (Ordenan, arranging) dan penguraian (beschrijven, deskription) daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3). Adapun yang menjadi alasan penulis mengambil judul dalam tugas akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah belum mendapat perhatian dari pegawai yang menangani kearsipan karena mengingat jumlah pegawai kearsipan yang sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan hanya sebatas kerja sambilan serta dalam penyimpanan arsip masih kurang teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik. 

Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu instansi baik pemerintah maupun swasta. Maka penulis tertarik untuk mengambil judul Tugas Akhir tentang : “ SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH “. 

Untuk mendapatkan file lengkap dalam bentuk MS-Word, (bukan pdf) silahkan klik Cara Mendapatkan File
atau klik disini

---

Untuk mendapatkan file lengkap dalam bentuk MS-Word Mulai BAB 1 s.d. DAFTAR PUSTAKA, (bukan pdf) silahkan klik Cara Mendapatkan File atau klik disini

---